Gestión documental
encontrar lo que dice, no cómo se llama
El problema de los documentos casi nunca es guardarlos. Es encontrarlos meses después, cuando quien los guardó ya no se acuerda de dónde ni con qué nombre.
Cuándo hace falta
Los documentos entran por todas partes y se guardan como puede cada uno: adjuntos que se quedan en el correo, PDF descargados con el nombre que traían, fotos de facturas hechas con el móvil, carpetas compartidas con una lógica que sólo entiende quien la creó.
Mientras el volumen es pequeño funciona, porque alguien se acuerda. El problema llega cuando hay que encontrar el contrato de hace tres años, comprobar qué decía una cláusula concreta o reunir toda la documentación de un cliente para una inspección.
Y hay un coste que no se ve: el trabajo que se rehace porque nadie encontró lo que ya estaba hecho.
Qué hacemos
Clasificado al entrar
Cada documento se identifica y se archiva en el momento en que llega: de qué cliente es, de qué tipo, de qué fecha y a qué expediente pertenece. No hay un momento posterior de ordenar, porque ese momento no llega nunca.
Buscable por contenido
La búsqueda entra dentro del documento, también en los escaneados y en las fotos. Se puede encontrar la cláusula de permanencia de un contrato aunque el archivo se llame «escaneo_004».
Los datos extraídos
Importes, fechas, vencimientos y partes de cada documento se sacan y quedan como datos, no como texto dentro de un PDF. A partir de ahí se pueden sumar, comparar y vigilar.
Con control de acceso
Quién puede ver qué, quién lo ha abierto y cuándo. Es lo que convierte un archivo de documentos en algo que se puede enseñar en una auditoría sin tener que fiarse de la memoria de nadie.
Empezamos por conocer lo que haces
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