Gestió documental
trobar el que diu, no com es diu
El problema dels documents gairebé mai no és desar-los. És trobar-los mesos després, quan qui els va desar ja no recorda on ni amb quin nom.
Quan fa falta
Els documents entren per tot arreu i es desen com pot cadascú: adjunts que es queden al correu, PDF descarregats amb el nom que portaven, fotos de factures fetes amb el mòbil, carpetes compartides amb una lògica que només entén qui la va crear.
Mentre el volum és petit funciona, perquè algú se’n recorda. El problema arriba quan cal trobar el contracte de fa tres anys, comprovar què deia una clàusula concreta o reunir tota la documentació d’un client per a una inspecció.
I hi ha un cost que no es veu: la feina que es refà perquè ningú no va trobar el que ja estava fet.
Què fem
Classificat en entrar
Cada document s’identifica i s’arxiva en el moment en què arriba: de quin client és, de quin tipus, de quina data i a quin expedient pertany. No hi ha un moment posterior d’endreçar, perquè aquest moment no arriba mai.
Cercable per contingut
La cerca entra dins del document, també als escanejats i a les fotos. Es pot trobar la clàusula de permanència d’un contracte encara que el fitxer es digui «escaneig_004».
Les dades, extretes
Imports, dates, venciments i parts de cada document se’n treuen i queden com a dades, no com a text dins d’un PDF. A partir d’aquí es poden sumar, comparar i vigilar.
Amb control d’accés
Qui pot veure què, qui ho ha obert i quan. És el que converteix un arxiu de documents en una cosa que es pot ensenyar en una auditoria sense haver de fiar-se de la memòria de ningú.
Abans de decidir per on començar convé tenir la xifra al davant: quantes hores i quants euros se’n van a l’any en el que avui es fa a mà.