Administració i operacions
la feina que no es veu fins que falla
Ningú no contracta ningú per passar dades d’un lloc a un altre, i tanmateix és on se’n va bona part de la jornada de qui sosté l’operació.
Quan fa falta
Hi ha un tipus de feina que no apareix en cap organigrama: treure una dada d’un correu i posar-la al programa de gestió, comprovar que una factura quadra, avisar que falta un document, recordar que cal renovar alguna cosa el mes que ve.
Cada tasca dura pocs minuts, així que mai no sembla urgent arreglar-ho. Sumades, ocupen més temps que qualsevol altra cosa del dia, i se’l mengen a la persona que més context té de l’empresa.
I són les primeres que cauen quan aquesta persona és de vacances o hi ha un pic de feina, que és exactament quan pitjor va que caiguin.
Què fem
La dada es mou sola
El que arriba per correu, per formulari o per full de càlcul entra al sistema on ha de ser, amb els seus camps i el seu format. Sense copiar, sense enganxar i sense l’errada que s’escola a la tercera vegada.
Els documents, generats
Pressupostos, factures, contractes i albarans surten amb les dades que ja estan registrades, amb la seva numeració i la seva plantilla. I queden desats on toca, no a la carpeta de descàrregues d’algú.
Els avisos, a temps
Renovacions, venciments, documentació que caduca i factures que ningú no ha pagat. El sistema avisa amb prou antelació per fer-hi alguna cosa, no el mateix dia.
Els encallaments, visibles
Quan alguna cosa fa massa temps que està aturada —un pressupost sense resposta, una comanda sense confirmar, un pagament sense conciliar— apareix en una llista en comptes d’esperar que algú se’n recordi.
Abans de decidir per on començar convé tenir la xifra al davant: quantes hores i quants euros se’n van a l’any en el que avui es fa a mà.