Assessories, gestories i despatxos
on el coll d’ampolla és el client
La feina tècnica poques vegades és el problema. El problema és aconseguir a temps els papers per poder-la fer, i respondre vint vegades al dia en quin punt és cada cosa.
Com funciona avui
El calendari del despatx no el marca el despatx: el marquen els models trimestrals, la campanya de renda i els tancaments. I aquelles setmanes l’equip no fa feina tècnica, persegueix documentació.
La documentació arriba per on li va bé al client: adjunta en un correu, fotografiada al WhatsApp, penjada a un Drive compartit o dins d’un sobre. Algú l’ha de recollir, comprovar que està completa, reanomenar-la i posar-la on correspongui abans que comenci la feina de debò.
I entremig, el telèfon. La mateixa pregunta —si ja s’ha presentat, si falta res, quan cal pagar— repetida per clients diferents, resposta a mà cada vegada per qui coneix millor l’expedient, que sol ser qui menys temps té.
On se’n va el temps
Quatre punts que es mengen les setmanes de més càrrega, que a més són les que menys marge tenen.
Demanar i perseguir documentació
Escriure a cada client dient-li què falta, apuntar qui ha contestat, tornar a escriure als que no. Multiplicat per la cartera i concentrat en dues setmanes de cada trimestre.
Classificar el que arriba
Factures fotografiades de gairell, extractes en PDF, contractes escanejats. Identificar de quin client és cada cosa, de quin període i de quin tipus, i deixar-ho on el programari de gestió ho espera.
Respondre l’estat vint vegades
La pregunta és sempre la mateixa i la resposta és al sistema, però contestar-la exigeix entrar-hi, mirar i redactar. El cost no és el minut: és la interrupció a qui estava concentrat en un expedient.
Avisar de terminis
Els venciments es coneixen amb un any d’antelació i tot i així s’avisen amb presses, perquè avisar bé exigeix creuar el calendari fiscal amb la situació concreta de cada client.
Per on es comença
En un despatx es comença per la recollida de documentació, i no per la resposta al client. És contraintuïtiu, perquè el que més molesta són les trucades, però la majoria d’aquestes trucades existeixen perquè el client no sap què ha lliurat ni què falta.
Un circuit que demani el que falta amb nom i cognoms, ho recordi sol, acusi recepció del que arriba i deixi el client veure el seu propi estat elimina la causa en comptes de gestionar el símptoma.
Aquí sí que hi entren agents d’IA, perquè classificar un document exigeix interpretar-ne el contingut i no n’hi ha prou amb una regla. Amb una condició: l’agent proposa la classificació i una persona la confirma abans que res entri a l’expedient. El secret professional no admet un «gairebé sempre encerta».
Abans de decidir per on començar, la calculadora estima en obert quantes hores i quants euros se’n van a l’any en el que avui es fa a mà.