Clíniques dentals i estètiques
on un forat buit no es recupera mai
L’agenda és el negoci. Tot el que l’omple, la protegeix de les absències o la torna a omplir quan cau una cita val més que qualsevol altra millora.
Com funciona avui
Recepció atén alhora qui té davant del taulell, el telèfon que sona i el WhatsApp que vibra. Les tres coses són urgents i la que s’atén primer és la que fa més soroll, no la que més val.
El programari de gestió —Gesden, Klinikare, Odontonet o el que sigui— sap qui té cita demà, però no truca a ningú. I qui confirma cita per cita a les set de la tarda és la mateixa persona que a les nou del matí passava fitxes.
Mentrestant, els pressupostos acceptats que no s’han començat, i els pacients a qui tocaria revisió des de fa vuit mesos, són al sistema esperant que a algú li sobri una tarda.
On se’n va el temps
Quatre punts que en clínica es repeteixen pràcticament sempre, tan bon punt passes de dos gabinets.
Confirmar cites una per una
Trucar o escriure a cada pacient de l’endemà, apuntar qui ha contestat i refer l’agenda amb els que no vénen. És mitja hora llarga cada tarda, i la tarda que no es fa es nota l’endemà en forma de gabinet aturat.
El forat que cau i no s’omple
Una cancel·lació a les nou del matí deixa una hora morta a les onze. Omplir-la exigeix saber qui hi ha a la llista d’espera, qui pot venir amb poca antelació i trucar-los per ordre, just quan recepció té la sala plena.
Pressupostos acceptats que no arrenquen
El pacient va dir que sí, se’n va anar a pensar-s’ho i no va tornar. Ningú no va fer el segon contacte perquè no hi havia una llista de a qui tocava trucar ni quan. És els diners més barats de recuperar de tota la clínica.
Revisions i manteniments
Higienes, revisions d’ortodòncia, retocs. Són visites previsibles amb mesos d’antelació i que gairebé ningú no avisa a temps, perquè avisar a temps vol dir repassar l’històric pacient per pacient.
Per on es comença
En clínica es comença per la confirmació i la recuperació de forats, no per la captació. El motiu és aritmètic: omplir l’agenda amb pacients nous costa publicitat, i evitar que l’agenda es buidi no costa res més que avisar a temps.
Un flux que confirmi el dia abans, reculli les respostes i avisi recepció només de les que cauen sol tornar la feina d’una tarda sencera la primera setmana. I com que és determinista —no interpreta, només executa— es pot muntar de pressa i comprovar sencer.
Les dades de salut són categoria especial al RGPD, així que el sistema es dissenya perquè cap dada clínica no surti del programari de gestió: els avisos porten la cita, no el tractament.
Abans de decidir per on començar, la calculadora estima en obert quantes hores i quants euros se’n van a l’any en el que avui es fa a mà.