Automatización de procesos
el trabajo que se repite igual cada vez
Flujos deterministas para las tareas que hoy dependen de que alguien se acuerde: recoger, clasificar, avisar, registrar y hacer seguimiento.
Cuándo hace falta
Hay trabajo que no requiere criterio, sólo constancia. Anotar una consulta que entra, avisar a quien debe atenderla, confirmar al cliente que se ha recibido, recordar un seguimiento a los tres días. Nada de eso es difícil: lo difícil es hacerlo siempre, igual, también el viernes a las ocho de la tarde.
Ese trabajo se pierde en los bordes. El mensaje que entra fuera de horario, el presupuesto que nadie volvió a mirar, la llamada que no quedó anotada en ninguna parte. Ninguna de esas pérdidas duele por separado, y por eso casi nunca se corrigen: sólo se ven cuando alguien las suma.
Cuando ese trabajo pasa a un flujo automático deja de depender de la memoria de nadie, y empieza a dejar rastro.
Qué hacemos
Mapa del flujo
Antes de automatizar nada dibujamos cómo funciona hoy: por dónde entra el trabajo, quién lo toca, dónde se para y qué se hace cuando aparece una excepción.
Conexión de canales
Formulario, correo, mensajería, teléfono o portales del sector. Todo lo que entra acaba registrado en el mismo sitio, con los campos que hacen falta para poder seguirlo.
Reglas y avisos
Clasificación por tipo o urgencia, aviso a la persona que corresponde con la información ya resumida, confirmación automática al cliente y recordatorio si algo lleva demasiado tiempo parado.
Trazabilidad
Queda registro de qué hizo el sistema y cuándo. La misma entrada produce siempre la misma salida, que es lo que permite auditarlo, corregirlo y defenderlo ante quien pregunte.
Qué te llevas
- El flujo funcionando con tus canales y tus datos reales, no una maqueta.
- Todo montado dentro de tus propias herramientas, sin dependencia técnica de nosotros.
- La documentación de cómo funciona, para que puedas entenderlo y cambiarlo.
- Una vista desde la que ver cuántas consultas entran, por dónde y en qué estado están.
- Qué hacer cuando aparece una excepción que el flujo no contempla.
Calcula tu tiempo
¿Cuánto tiempo se va en lo que se repite igual cada vez?
Piensa en una tarea concreta que tu equipo repite sin variación y mete sus cifras. El resultado se recalcula al momento.
Cuenta también lo que rodea a la tarea: abrir la herramienta, buscar el dato, comprobar que se guardó y avisar a la siguiente persona.
Horas al año
192h
Equivale a 24 jornadas completas de ocho horas.
Lo que cuesta ese tiempo
4224 €
al año, en una sola tarea repetitiva.
Estimación con tus propias cifras y para una única tarea. La mayoría de empresas tiene varias, y el diagnóstico sirve para ver cuál conviene tocar primero.
Antes de decidir por dónde empezar conviene tener la cifra delante: cuántas horas y cuántos euros se van al año en lo que hoy se hace a mano.