Automatització de processos
la feina que es repeteix igual cada vegada
Fluxos deterministes per a les tasques que avui depenen que algú se’n recordi: recollir, classificar, avisar, registrar i fer seguiment.
Quan cal
Hi ha feina que no demana criteri, només constància. Anotar una consulta que entra, avisar qui l’ha d’atendre, confirmar al client que s’ha rebut, recordar un seguiment al cap de tres dies. Res d’això és difícil: el difícil és fer-ho sempre, igual, també el divendres a les vuit del vespre.
Aquesta feina es perd als marges. El missatge que entra fora d’horari, el pressupost que ningú va tornar a mirar, la trucada que no va quedar anotada enlloc. Cap d’aquestes pèrdues fa mal per separat, i per això gairebé mai no es corregeixen: només es veuen quan algú les suma.
Quan aquesta feina passa a un flux automàtic deixa de dependre de la memòria de ningú, i comença a deixar rastre.
Què fem
Mapa del flux
Abans d’automatitzar res dibuixem com funciona avui: per on entra la feina, qui la toca, on s’atura i què es fa quan apareix una excepció.
Connexió de canals
Formulari, correu, missatgeria, telèfon o portals del sector. Tot el que entra acaba registrat al mateix lloc, amb els camps que calen per poder seguir-ho.
Regles i avisos
Classificació per tipus o urgència, avís a la persona que correspon amb la informació ja resumida, confirmació automàtica al client i recordatori si alguna cosa fa massa temps que està aturada.
Traçabilitat
Queda registre de què va fer el sistema i quan. La mateixa entrada produeix sempre la mateixa sortida, que és el que permet auditar-lo, corregir-lo i defensar-lo davant de qui pregunti.
Què t’emportes
- El flux funcionant amb els teus canals i les teves dades reals, no una maqueta.
- Tot muntat dins de les teves pròpies eines, sense dependència tècnica de nosaltres.
- La documentació de com funciona, perquè puguis entendre’l i canviar-lo.
- Una vista des d’on veure quantes consultes entren, per on i en quin estat estan.
- Què fer quan apareix una excepció que el flux no preveu.
Calcula el teu temps
Quant temps se’n va en el que es repeteix igual cada vegada?
Pensa en una tasca concreta que el teu equip repeteix sense variació i posa-hi les seves xifres. El resultat es recalcula a l’instant.
Compta també el que envolta la tasca: obrir l’eina, buscar la dada, comprovar que s’ha desat i avisar la persona següent.
Hores a l’any
192h
Equival a 24 jornades completes de vuit hores.
El que costa aquest temps
4.224 €
a l’any, en una sola tasca repetitiva.
Estimació amb les teves pròpies xifres i per a una única tasca. La majoria d’empreses en tenen diverses, i el diagnòstic serveix per veure quina convé tocar primer.
Abans de decidir per on començar convé tenir la xifra al davant: quantes hores i quants euros se’n van a l’any en el que avui es fa a mà.