El piloto
Si las consultas entran por cinco sitios distintos
el problema no es tu equipo
Es que nadie ha montado el sistema que debería estar recogiendo esas consultas, avisando a quien toca y haciendo el seguimiento sin depender de que alguien se acuerde.
El patrón que se repite
Una clínica de ocho personas recibe entre ochenta y ciento cincuenta consultas al mes. Llegan por el formulario de la web, por mensajes de Instagram, por WhatsApp, por teléfono y por las campañas que tiene activas. Cada canal lo atiende quien está disponible en ese momento.
Nadie hace nada mal. Recepción contesta en cuanto puede, el comercial llama a quien recuerda que quedó pendiente y la dirección tiene la sensación, más que la certeza, de que están entrando bastantes consultas. El sistema funciona mientras el volumen sea manejable y las personas de siempre estén ahí.
El problema aparece en los bordes. El mensaje de Instagram que llega un viernes por la tarde se lee el lunes, cuando la persona ya ha pedido cita en otro sitio. El presupuesto que se envió hace tres semanas nadie lo ha vuelto a mirar. La consulta que entró por teléfono no quedó anotada en ninguna parte, así que estadísticamente no existe. Y cuando la dirección pregunta cuántas oportunidades entraron el mes pasado y cuántas acabaron en cita, no hay forma de saberlo.
Ninguna de esas pérdidas duele individualmente. Se pierden de una en una, repartidas a lo largo del mes, y por eso casi nunca se corrigen. Sólo se ven cuando alguien las suma.
Lo que cambia cuando hay un sistema
Un sistema de captación no vende por ti ni sustituye a nadie. Hace tres cosas concretas: recoge cada consulta en un único sitio venga por donde venga, avisa a la persona que debe atenderla con la información ya ordenada, y no deja que un seguimiento se caiga porque nadie se acordó.
Eso es todo. No es espectacular, y precisamente por eso funciona: es un comportamiento previsible que se ejecuta igual el viernes a las ocho de la tarde que el martes por la mañana.
- Entrada
- Registro
- Aviso
- Respuesta
- Recordatorio
Qué es el piloto
En una semana montamos un flujo completo de captación en tu negocio, funcionando con tus canales reales y tus datos reales. No es una maqueta ni una demostración.
Sobre el riesgo
No prometo un porcentaje de mejora, porque cualquiera que te dé una cifra sin conocer tus datos se la está inventando. Lo que sí se puede comprometer es esto:
El alcance se cierra por escrito
Antes de empezar. Qué hace el flujo y qué no hace queda acordado y firmado.
El precio no se mueve
Cerrado desde la sesión de definición, pase lo que pase durante la semana.
El flujo se queda contigo
Al terminar queda funcionando y documentado en tus propias herramientas, decidas o no continuar.
Sin permanencia
Ni permanencia ni dependencia técnica de mí. Cualquiera puede mantenerlo o cambiarlo.
Qué incluye
- Una sesión de definición en la que elegimos el flujo prioritario y acordamos exactamente qué hace y qué no hace.
- La conexión de un canal de entrada: el que más volumen o más pérdidas tenga.
- El registro automático de cada consulta en una base operativa ordenada, con los campos que necesitas para hacer seguimiento.
- Una clasificación inicial de cada consulta por tipo, urgencia o servicio, según lo que tenga sentido en tu negocio.
- El aviso interno automático a la persona que debe atenderla, con la información ya resumida.
- La respuesta automática de confirmación al cliente, con el siguiente paso claro: reservar, esperar contacto o ampliar información.
- Un recordatorio interno si una consulta lleva demasiado tiempo sin moverse.
- Una vista básica desde la que ver cuántas consultas entran, por dónde y en qué estado están.
- La documentación de cómo funciona, para que no dependas de mí para entenderlo.
Qué no incluye
El piloto no cubre integraciones profundas con software de gestión, ni automatización de procesos clínicos o sensibles, ni flujos conversacionales complejos, ni todos tus canales a la vez.
Todo eso es el despliegue, y lo hablamos cuando el piloto haya demostrado que el planteamiento funciona en tu caso.
Sobre tus datos y los de tus clientes
El sistema se diseña desde el principio con el RGPD como criterio, no como revisión posterior. Eso significa cosas concretas: se recogen sólo los datos necesarios para el proceso, cada tratamiento tiene su base jurídica identificada, las decisiones que afectan al cliente las valida siempre una persona antes de ejecutarse, y queda registro de qué hizo el sistema y cuándo.
Si trabajas con datos de salud, el diseño contempla además las exigencias del artículo 9 del RGPD para categorías especiales.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda?
Una semana de calendario desde la sesión de definición. El alcance y el precio quedan cerrados por escrito antes de empezar, así que la semana se dedica a montar el flujo y no a decidir qué se monta.
¿Con qué herramientas se monta?
Con las que ya usas, siempre que sirvan. La base operativa y los flujos quedan en tus cuentas y a tu nombre, documentados. Si hace falta algo que no tienes, se dice en la propuesta antes de empezar, no a mitad.
¿Me quedo atado a Bestrateo?
No hay permanencia. El flujo se queda funcionando y documentado en tus herramientas, sigamos trabajando juntos o no. La documentación existe justo para que entenderlo no dependa de mí.
¿Y los datos de mis clientes?
El sistema se diseña con el RGPD como criterio y no como revisión posterior: los datos mínimos, cada tratamiento con su base jurídica, una persona validando lo que afecta a alguien, y registro de cada ejecución. Está detallado en IA y RGPD.
¿Qué pasa cuando termina el piloto?
Se decide con los resultados delante. O se sigue al despliegue completo, y entonces el piloto se descuenta, o te quedas como estás con el flujo ya montado. No hay una decisión que haya que tomar antes de ver si funciona.
¿Cuánto cuesta?
La cifra va en la propuesta que sale del diagnóstico, cerrada por escrito antes de empezar, y no se mueve durante el piloto. No está en la web porque depende del flujo que se elija, y publicar un número suelto obligaría a que fuera el más alto.
El piloto no se contrata directamente
Antes hacemos el diagnóstico de treinta minutos, porque necesito ver tu caso para saber si el piloto tiene sentido y qué flujo conviene elegir. Ahí es también donde se habla de precio y de plazos.
Reservar el diagnóstico previo