El cargo está en el banco y la factura no aparece

El cargo está en el extracto. La factura no está en ninguna parte. Y el plazo del trimestre sigue corriendo.

En una gestoría esa situación no se resuelve con un clic. Hay que buscar si el documento llegó por otra vía, escribir al cliente, revisar lo que manda, volver a escribirle porque ha enviado otro ticket, y comprobar una vez más qué sigue pendiente. Multiplicado por decenas de clientes, el cierre se retrasa y se llega al último día con justificantes que todavía no han aparecido.

Nada de eso es trabajo contable. Pero lo hace alguien del equipo, normalmente alguien que debería estar contabilizando.

El programa no es el problema

Esto pasa igual con Holded, con A3, con Sage o con cualquier otro programa contable. El programa registra, concilia y deja claro qué movimiento no tiene documento asociado. Lo que no hace es la conversación con el cliente: pedirle la factura, entender lo que responde, volver a pedirla si no llega y acordarse de hacerlo la semana siguiente.

Esa parte, la que queda entre el programa y el cliente, es la que se puede automatizar sin tocar el criterio del despacho.

Cómo funciona el flujo, paso a paso

Hoy una persona revisa los cargos pendientes, busca documentos y persigue cada respuesta. Con un flujo bien conectado, el recorrido queda así:

Detectar lo que falta

1. Identificar los cargos sin justificante. El sistema lee los movimientos bancarios ya importados en el programa contable y separa los que no tienen factura ni ticket asociado.

2. Buscar antes de preguntar. Para cada uno, busca posibles documentos en los sitios que el cliente y el despacho han autorizado: la carpeta compartida, el buzón donde el cliente reenvía facturas o el portal del proveedor. Si encuentra una coincidencia clara, la propone para asociarla. Si la coincidencia es dudosa —el importe cuadra pero la fecha no, o hay dos facturas posibles—, no decide: la deja para que la revise una persona.

Pedir lo que no aparece

3. Preparar la petición al cliente. Si el documento no aparece, el agente redacta el mensaje con los datos que el cliente necesita para encontrarlo: fecha, importe y concepto del cargo. Un mensaje por cliente con todos sus pendientes, no un correo por cada movimiento.

4. Revisar y autorizar el envío. El mensaje no sale solo. Una persona del despacho lo revisa y da el visto bueno. Es su cliente y es su relación.

Seguir hasta cerrarlo

5. Actualizar los pendientes con cada respuesta. Cuando el cliente contesta, el sistema clasifica lo que ha enviado, lo asocia al cargo que corresponde y tacha ese pendiente. Si lo que llega no es lo que se pedía, se marca y se vuelve a pedir.

6. Avisar antes de que sea tarde. Si un cliente sigue con justificantes pendientes cuando se acerca la fecha límite, el responsable de ese cliente recibe un aviso con tiempo para llamarle, no el último día.

7. Ver todos los pendientes de un vistazo. Un panel muestra qué clientes tienen justificantes sin entregar, desde cuándo y cuántos días quedan hasta el plazo. Saber cómo va el trimestre deja de requerir preguntar mesa por mesa.

Lo que no hace

Conviene decirlo claro, porque es lo primero que pregunta cualquier gestor:

• No contabiliza ni presenta nada. El asiento y los modelos siguen en el programa del despacho y los presenta una persona.
• No toma decisiones de criterio. Si un gasto es deducible o cómo se imputa lo decide el profesional. El sistema sólo señala lo que no cuadra.
• No escribe al cliente sin permiso. Cada petición pasa por una persona antes de salir.

Y hay algo que ningún agente puede garantizar: que el cliente entregue la factura a tiempo. Lo que sí evita es que el seguimiento dependa de que alguien se acuerde de volver a pedirla.

Dos cosas que hay que decidir antes de montarlo

Protección de datos. Los extractos bancarios y las facturas de los clientes son datos personales en cuanto el cliente es autónomo, y casi siempre lo es alguno. Antes de conectar nada hace falta un contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor de IA, el compromiso por escrito de que esos datos no se usan para entrenar sus modelos y una decisión explícita sobre dónde se alojan. Lo contamos con más detalle en IA y RGPD: lo que de verdad hay que decidir antes de automatizar.

No automatizar lo que no funciona a mano. Si hoy el despacho no tiene una forma fija de pedir justificantes —quién los pide, cuándo y con qué mensaje—, automatizarlo sólo hace que las peticiones desordenadas salgan más deprisa. Primero se ordena el proceso. Luego se automatiza.

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La pregunta que conviene hacerse no es qué programa usa el despacho, sino cuántas horas dedica el equipo cada mes a perseguir justificantes. Esas horas son las que se pueden recuperar. Si quieres ver cómo lo planteamos para gestorías y asesorías, está en despachos profesionales.